De gezamenlijke ambities op het vlak van bedrijfsvoering
Om onze organisatie goed te laten werken in een veranderende samenleving, is het belangrijk dat we ons blijven ontwikkelen. We streven naar een eenvoudigere structuur en richten ons op nieuwe manieren van samenwerken, zoals opgavegericht werken en het versterken van persoonlijk leiderschap. Samen werken we met passie aan onze opgaven.
De bedrijfsvoering van de organisatie is gericht op het efficiënt en effectief uitvoeren van de taken, het realiseren van provinciale opgaven en daarmee het creëren van waarde voor de inwoners, bedrijven en organisaties in de provincie. We investeren in onze medewerkers, streven naar een organisatie in control en blijven aandacht besteden aan de kwaliteit van informatie voor het bestuur. Deze elementen vormen de kern van onze bedrijfsvoering en dragen bij aan het realiseren van onze doelen als provincie Drenthe.
Organisatieontwikkeling
De samenleving verandert en ons werk verandert ook voortdurend. Om in te kunnen spelen op veranderingen is continue ontwikkeling van de organisatie van belang. Een complexe buitenwereld vraagt om een simpelere organisatiestructuur en een cultuur en omgeving waar wij ons richten op het ontwikkelen van andere samenwerkingsvormen (opgavegericht werken), op eigenaarschap, professioneel handelen en op persoonlijk leiderschap.
Opgavegericht samenwerken
Na de structuurwijziging (2023) is in 2024 gestart met het programma opgavegericht samenwerken. Het programma kent twee belangrijke pijlers: het (verder) introduceren van opgavegericht werken en het bouwen aan een integrale samenwerkingscultuur. De strategische routekaart, waarin onder andere opgenomen de missie, visie en kernwaarden van de organisatie, geeft inhoud aan de doelstelling van het organisatie-ontwikkelingstraject; de kernwaarden ‘samen, passie en lef’ geven daarbij organisatiebreed houvast.
Omdat de structuurwijziging heeft geleid tot een groot aantal nieuwe managers wordt tevens gewerkt aan een leiderschapstraject voor het gehele management, gericht op zowel verbinding als op het leidinggeven aan de veranderingen, volgend uit het programma opgavegericht samenwerken. Het programma loopt door in 2025.
Investeren in de mensen die het doen
Onze organisatie moet toegesneden zijn op de opgaven waar we voor staan. Dat betekent deskundig, opgavegericht en flexibel, met een omvang waarmee we de plannen voor deze bestuursperiode uit kunnen voeren.
Dit doen we zoveel mogelijk met personeel dat bij de provincie in loondienst is. Dat is in lijn met het rijksbeleid, beter voor de continuïteit en voordeliger. We willen daarmee flexibel en kostenbewust onze taken uitvoeren, waarbij een goede integrale afweging van middelen en mensen mogelijk is.
We merken dat de arbeidsmarkt krap is. Dat heeft ook zijn weerslag op het kunnen aantrekken en behouden van voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers om onze opgaven te realiseren. Als provincie willen wij een aantrekkelijke en eigentijdse werkgever zijn die op verantwoorde wijze investeert in alle medewerkers zodat zij nu en in de toekomst vitaal kunnen blijven werken. We stimuleren, faciliteren en enthousiasmeren medewerkers om met plezier energiek en vitaal te werken aan de opgaven van Drenthe.
Verder op weg naar een organisatie in control
Op het gebied van financiën, planning en control is de aandacht gericht op een goede financiële informatievoorziening die bestuur en management beter in staat stellen invulling te geven aan hun sturingstaken. Dit gebeurt met behulp van een nieuw financieel bedrijfsinformatiesysteem dat aan de eisen van de tijd voldoet. Daarnaast is er voor een goede informatievoorziening ook behoefte aan actuele interne regelgeving en een goede administratieve organisatie. Voor 2025 staan twee zaken centraal: verdere optimalisering van de informatievoorziening aan zowel het bestuur als de eigen organisatie en het bereiken/behouden van een financieel duurzaam evenwicht, waarbij ook de interne control op orde is, zodat er doelgericht, doeltreffend en doelmatig gewerkt kan worden.
Blijvende aandacht voor de kwaliteit van de informatie voor het bestuur
Op verschillende onderdelen wordt beleid geformuleerd en vastgelegd in beleidsnota's en -agenda's. De behoefte blijft om de informatie over dit beleid – en de effecten daarvan – beter te laten aansluiten op de informatie binnen de jaarlijkse cyclus van bestuurlijke planning en control. Het doel is uiteindelijk om de diverse cycli van beleid te kunnen integreren en een totaal beeld te kunnen geven. Hiervoor zal moeten worden gekeken naar de vast te leggen informatie, maar ook naar de structuur en instrumenten.
Onze gebouwen zijn duurzaam, energieneutraal en worden hybride ingericht
Onze gebouwen zijn duurzaam en ingericht op een gezonde en veerkrachtige werkomgeving.
Het Huis van de Provincie
Het Vastgoedbeleid is in 2024 vastgesteld en in de komende jaren zal dit zijn weerslag vinden in de uitvoering en het borgen van de processen. De Vastgoednota zal ook als kapstok dienen voor het actualiseren van onderliggende beleidsnota’s als het Huisvestingsbeleid. Deze nota Huisvestingsbeleid betreft een visiestuk en planontwikkeling over de kantoorinrichting en het gebruik ervan. Het provinciehuis van de toekomst is voor ontmoeten, verbinden en (samen)werken aan de Drentse opgaven.
We werken hybride, dat wil zeggen plaats- en tijdonafhankelijk in een activiteitengerichte inrichting van de werkruimtes. De opgave waaraan je werkt bepaalt de plek waar je je werk doet. Deze manier van werken draagt bij aan meer flexibiliteit voor medewerkers en aan de wendbaarheid van onze organisatie. Het verminderen van de reisbewegingen draagt bovendien bij aan het milieu en daarmee aan een duurzamere samenleving. Digitale middelen en het uitwerken van nieuwe manieren van (samen)werken faciliteert deze ontwikkeling. De komende jaren gaan we het gebruik hiervan verder standaardiseren en maximaliseren. Alle beschikbare vergaderruimten in het provinciehuis worden volledig voorzien van hybride videobelapparatuur. Ook grotere (conferentie)zalen binnen het provinciehuis zullen worden ontsloten naar hybride mogelijkheden. Dit zodat ook hybride conferentie opstellingen kunnen worden ondersteund vanuit het provinciehuis in meerdere geschikte zalen (voorheen enkel Statenzaal).
Vijftien jaren na de revitalisering van het Huis van de Provincie is het nodig te inventariseren welke behoefte aan faciliteiten er is onder de gebruikers van dit pand en wat nodig is aan onderhoud. In het Huisvestingsbeleid worden dergelijke aspecten in samenhang beschreven.
Vastgoedbeheer van de overige locaties
Naast het provinciehuis heeft de provincie nog een aantal panden in beheer en onderhoud te weten het Drents Museum en het depot Drents Museum, steunpunten, Health Hub Roden en de kiosk Gieten.
Zowel bouwkundig als Installatietechnisch wordt er op basis van onder andere een MeerJarenOnderhoudsPlanning (MJOP) beheer gevoerd. In paragraaf 2.3 paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen wordt nader ingegaan op het beheer en onderhoud van dit kapitaal.
E-depot
De pilot e-depot die we samen met het Drents Archief en een aantal gemeenten hebben uitgevoerd is succesvol afgerond. Het volgende is gerealiseerd in de pilot:
- Opnemen van videotulen in het e-depot
- Opnemen van GIS-bestanden in het e-depot
- Ontwikkelen van de raadpleegschil in het e-depot
- Aansluiting op het DMS (DocBase) met het e-depot
In 2025 vindt de definitieve aansluiting plaats op het e-depot van het Drent Archief.
Duurzame catering
Het kantoor wordt steeds vaker een bestemming om samen te werken. Anders werken en samenwerken doet een duidelijk beroep op eten en drinken als verbinder tussen mensen. Op meer momenten en met een grotere verscheidenheid. Eten en drinken zal voor, tijdens en na het werk een terugkerend onderdeel zijn. Gezondheid en duurzaamheid winnen aan belang. Die waarden maken een steeds groter onderdeel uit van de vraag, waarop wij het aanbod willen afstemmen. Zaken als CO2 uitstoot met aspecten als korte keten (regionale producten), ketenverantwoordelijkheid, verspilling, verpakking, transport en eiwittransitie maken onderdeel uit van de aanbesteding van catering die voor eind 2025 moet zijn afgerond.
Informatie, Data en Automatisering
Het programma Digitalisering is gestart en daar zal de komende vier jaar aan gewerkt worden. Voor meer informatie over digitalisering, informatie, data en automatisering, zie programma 8.
We participeren, daar waar relevant, in projecten die impact hebben op veranderingen in de eigen organisatie en in projecten die vanuit de beleidsdomeinen of door verbonden partijen worden geïnitieerd. We wisselen kennis en ervaring uit met andere (samenwerking)organisaties buiten de provincie. Er wordt nauw samengewerkt met de andere provincies in IPO verband zodat optimaal gebruik wordt gemaakt van beschikbare kennis en capaciteit.
Subsidies en inkoop
Het subsidie- en inkoopproces maakt onderdeel uit van het financieel instrumentarium dat de provincie tot haar beschikking heeft. Wij staan voor het tijdig, correct en begrijpelijk verstrekken van subsidies en het doen van inkopen die wij voor elke opgave passend kunnen invullen om bij te dragen aan de realisatie van de doelen van de provincie Drenthe. Een van die doelen is dat wij ons inzetten om volop kansen voor het (regionale) MKB te creëren bij eigen inkopen en aanbestedingen. Ook spelen wij met onze inkopen in op thema’s als duurzaamheid, circulariteit en innovatie. Verder houden wij ons subsidie-instrumentarium actueel, waarbij klantvriendelijkheid, transparantie en rechtmatige subsidieverlening leidend is. In programma 8 vindt u meer informatie over dit onderwerp.
Juridische kwaliteitszorg
De legitimiteit van het openbaar bestuur is een permanent aandachtspunt. Dit doen we met een combinatie van onze juridische instrumenten. Om op een doelmatige wijze bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven en opdrachten is het steeds meer van belang om te komen tot werkende oplossingen voor alle betrokkenen, waarbij risicomanagement een belangrijke rol speelt. We werken immers steeds meer samen met andere overheden, private partijen en andere stakeholders. Bij besluiten en procedures beperken we zoveel mogelijk de juridische risico’s. Hierdoor versterken we de rechtmatigheid en doelmatigheid bij de uitvoering van de provinciale taken en beleidswensen. In 2025 gaan we nog meer de ‘Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur’ (Wet Bibob) risicogericht toepassen door het inmiddels aangepaste Bibob-beleid van de provincie en de gewijzigde Wet Bibob, waarbij het delen van informatie met andere overheden mogelijk wordt. Hiermee kunnen wij dit instrument nog meer actief gebruiken zoals opgenomen in ons coalitieakkoord. De voortschrijdende digitaliseringswetgeving en de ‘Wet open overheid’ zal bijdragen aan de transparantie van het overheidshandelen en toegankelijkheid van overheid en overheidsinformatie. Deze wetgeving vraagt om intensieve sturing op alle processen. Het is daarvoor noodzakelijk om een correct werkend digitaal proces te hanteren. Dit vergt een investering in systemen en procedures, maar bovenal ook in kennis en vaardigheden van iedere betrokkene in het besluitvormingsproces.
In verband met de aanpassing van de ‘Wet gemeenschappelijke regelingen’ is er meer ruimte voor Provinciale Staten om hun betrokkenheid bij de besluitvorming van gemeenschappelijke regelingen te vergroten. Hiertoe zijn in 2024 de bestaande gemeenschappelijke regelingen aangepast.
Rechtmatigheidsverantwoording door GS
Met ingang van boekjaar 2023 heeft de accountant bij de jaarrekening een getrouwheidsverklaring afgegeven en GS hebben een rechtmatigheidsverantwoording afgelegd. Reden voor deze wijziging (tot en met 2022 gaf de accountant een rechtmatigheidsverklaring af) is dat het de politieke aanspreekbaarheid van GS verhoogt, het een kwaliteitsverhogend effect heeft en aansluit bij de brede maatschappelijke trend dat bestuur verantwoording aflegt over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording is daarom door de wetgever neergelegd bij GS. De rechtmatigheidsverantwoording van GS maakt deel uit van de jaarrekening en valt daarmee onder de getrouwheidsverklaring van de accountant.