Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2025 van de provincie Drenthe en voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College van Gedeputeerde Staten bij de jaarrekening 2025.
1. Samenvatting belangrijke afspraken uit dit controleprotocol, betrekking op Jaarrekening 2025.
Goedkeuringstoleranties voor accountant (hoofdstuk 5):
Strekking controleverklaring: | ||||
Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
Fouten in de jaarrekening (% lasten) | ≤ 1% | >1%<3% | - | ≥ 3% |
Onzekerheden in de controle (% lasten) | ≤ 3% | >3%<10% | ≥ 10% | - |
Rapporteringstolerantie voor accountant (Hoofdstuk 5): groter dan of gelijk aan 10% van de goedkeuringstolerantie.
Verantwoordingstolerantie rechtmatigheidsverantwoording door GS (hoofdstuk 5): 1% en rapporteringstolerantie 10% van de goedkeuringstolerantie.
Lopende consultatie wetswijziging BBV en BADO (hoofdstuk 8): deze heeft gevolgen voor de hierboven genoemde percentages van 1%, 3% en 10%. Wettelijke nieuwe percentages zullen worden gevolgd.
2. Inleiding
Dit controleprotocol heeft betrekking op het jaar 2025 zodat bij de start van het boekjaar 2025 het controleprotocol voor dat jaar is vastgesteld en de kaders voor de controle bekend zijn.
Begin 2023 is de accountantscontrole, na een Europese aanbesteding voor de jaarrekeningen 2023-2026, gegund aan BDO Accountants. Provinciale Staten (PS) hebben aan deze accountant de opdracht gegeven om de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet, voor de provincie Drenthe uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van deze accountantscontrole moet PS echter nog een aantal zaken nader regelen, die op hoofdlijnen in dit controleprotocol staan.
Object van controle is de jaarrekening 2025 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2025, zoals uitgeoefend door of namens het College van Gedeputeerde Staten (GS) van Drenthe.
Met ingang van 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht geworden, waarmee de rechtmatigheidsverantwoording door het college van Gedeputeerde Staten is geïntroduceerd. Dit houdt in dat de accountant over boekjaar 2025 een getrouwheidsverklaring gaat afgeven.. De rechtmatigheidsverantwoording van GS maakt deel uit van de jaarrekening en valt hierdoor onder de getrouwheidsverklaring van de accountant. De accountant toetst daarom dat de informatie van GS in de rechtmatigheidsverantwoording:
Juist, toereikend en volledig is;
Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt en
Geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten
De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij GS. In dit controleprotocol zijn ook de nadere voorschriften voor de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.
2.1 Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en aan GS over de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2025 van de provincie Drenthe.
2.2 Wettelijk kader
De Provinciewet, artikel 217, schrijft voor dat PS één of meer accountants aanwijzingen kan geven, als bedoeld in BW2: artikel 393 lid 1, voor de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van deze opdrachtverstrekking aan de accountant kan PS nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer, onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn.
PS hebben op 10 juli 2024 de Controleverordening provincie Drenthe 2024 (als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet) vastgesteld.
Dit controleprotocol wordt in de vergadering van 13 november 2024 ter vaststelling aan PS voorgelegd. Met dit controleprotocol (waarin onder andere opgenomen de goedkeuring- en rapporteringtolerantie) stellen PS nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025.
3. Algemene uitgangspunten voor de controle
Zoals in artikel 217 van de Provinciewet is voorgeschreven, wordt de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door PS benoemde accountant(s) gericht op het afgeven van een oordeel over:
dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;
dat de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet;
dat het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, zesde lid, van de Provinciewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)), en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder provinciale verordeningen".
4. Positie en onafhankelijkheid van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)
De VIC-medewerkers vallen bij de provincie Drenthe per 1 juli 2023 onder de stafafdeling Unit Control. Deze stafafdeling werkt onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller. De concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan de directie en heeft de mogelijkheid rechtstreeks aan GS te rapporteren. Hiermee beschikt de VIC over voldoende positie en instrumentarium om haar controlewerkzaamheden onafhankelijk uit te voeren.
5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
5.1 Toleranties voor accountant
De accountant accepteert bij de controle bepaalde toleranties en richt zijn controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het BADO, zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. PS mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. PS heeft vastgesteld dat voor provincie Drenthe over controlejaar 2025 de minimumeisen gelden. De eisen zijn:
Strekking controleverklaring[1]*: | ||||
Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
Fouten in de jaarrekening (% lasten) | ≤ 1% | >1%<3% | - | ≥ 3% |
Onzekerheden in de controle (% lasten) | ≤ 3% | >3%<10% | ≥ 10% | - |
Fouten spreken voor zich. Onzekerheden zijn minder hard kwantificeerbaar. Op basis van de werkelijke lasten in de jaarrekening 2025 worden de definitieve tolerantiegrenzen* voor 2025 bepaald. Om een beeld te geven hoe het eruit kan zien een rekenvoorbeeld op basis van de gegevens uit de jaarrekening 2023, met € 458.958.742 aan totale lasten inclusief reservemutaties.
Totale fouten kleiner dan of gelijk aan ca. € 4,6 miljoen: goedkeurende verklaring;
Totale fouten tussen ca. € 4,6 miljoen en maximaal ca. € 13,7 miljoen: verklaring met beperking;
Totale fouten groter dan of gelijk aan ca. € 13,7 miljoen: afkeurende verklaring;
Onzekerheden kleiner dan of gelijk aan ca. € 13,7 miljoen: goedkeurende verklaring;
Onzekerheden tussen ca. € 13,7 miljoen en maximaal ca. € 45,9 miljoen: verklaring met beperking;
Onzekerheden groter dan of gelijk aan ca. € 45,9 miljoen: verklaring van oordeelonthouding.
Voor de rapporteringtolerantie stellen PS als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s/ producten in begroting elke fout of onzekerheid groter dan of gelijk aan 10% van de fouten-goedkeuringstolerantie. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Op basis van voorgaande rekenvoorbeeld is de grens dan € 459.000.
De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.
5.2 Toleranties voor GS
De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door GS moet wettelijk liggen tussen 0% en 3% van de totale lasten van het controlejaar. Om harmonie in de controle te houden worden de GS grenzen gelijk gesteld aan de accountantsgrenzen, dus goedkeuringstolerantie 1%. Op basis van de werkelijke lasten in de jaarrekening 2025 wordt de definitieve grens voor betreffend jaar bepaald. Op basis van voorgaande rekenvoorbeeld is de grens om fouten te rapporteren €459.000 en beperkt toe te lichten en zodra de grens van € 4,6 miljoen is overschreden moet het uitgebreid worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
6. Reikwijdte controle
De accountantscontrole op getrouwheid voor de jaarrekening 2025 is gericht op 6 criteria. GS legt hierover, in haar rechtmatigheidsverantwoording geen verantwoording af. Het gaat om de criteria calculatiecriterium, valuteringscriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
De rechtmatigheidsverantwoording van GS voor de jaarrekening 2025 is gericht op 3 criteria, zijnde:
Begrotingscriterium,
‘Misbruik & oneigenlijk gebruik’-criterium;
Voorwaardencriterium.
De controle voor het boekjaar 2025 is limitatief gericht op: naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in het normenkader 2025. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Indien en voor zover bij de controle materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de staten (PS) of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie, GS-besluiten, vallen daarbuiten. Wel worden in de controle betrokken kaderstellende GS-besluiten, met financiële beheershandelingen, die verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of PS-besluiten c.q. verordeningen. Als het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht is gesteld, wordt getoetst of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het college is genomen. Als wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stelt, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan.
7. Rapportering door accountant en GS
7.1 Interim-controle door accountant
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is gericht op de interne beheersing van belangrijke bedrijfsprocessen en een voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (managementletter) uitgebracht aan GS. Bestuurlijk relevante zaken worden, op grond van de overeengekomen rapportagewensen, ook aan PS gerapporteerd.
7.2 Verslag van bevindingen en controleverklaring door accountant
In overeenstemming met de Provinciewet wordt over de jaarrekeningcontrole een accountantsverslag uitgebracht aan PS en in afschrift aan GS. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en een getrouwe verantwoording daarover waarborgen. Tevens geeft de accountant zijn bevindingen over de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De controleverklaring geeft het oordeel van de accountant weer over de gepresenteerde financiële gegevens in de jaarrekening.
7.3 Rapportering aan GS door VIC
Rondom de start van de interimcontrole door de accountant, rapporteert de VIC aan GS over de uitkomsten van haar controlewerkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Rond de start van de jaarrekeningcontrole van de accountant zal de VIC haar bevindingen rapporteren aan de directie zodat verbeteracties en/ of aandachtspunten in de organisatie kunnen worden uitgezet. Mocht het beeld significant afwijken van de stand per ‘interimcontrole’ dan zal ook nog afzonderlijk gerapporteerd worden aan GS.
7.4 Controleverklaring en rechtmatigheidsverantwoording
In de controleverklaring 2025 wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de getrouwheidscontrole weergegeven door de accountant. De controleverklaring is bestemd voor PS, zodat PS de door GS opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Over het jaar 2025 legt GS via de rechtmatigheidsverantwoording aan PS verantwoording af over de rechtmatigheid. In deze verantwoording zullen de aspecten die samenhangen met het begrotings-, misbruik & oneigenlijk gebruik- en voorwaardencriterium worden weergegeven.
In de bedrijfsvoeringsparagraaf worden de fouten die genoemd zijn in de rechtmatigheidsverantwoording beschreven.
Hieraan worden ook beheersmaatregelen gekoppeld om deze op te lossen en deze fouten in de toekomst (proberen) te voorkomen.
8. Lopende consultatie wetswijzigingen BBV en BADO
Op moment van opstellen van dit controleprotocol loopt, in het kader van de per 1 januari 2023 in werking getreden Wet versterking decentrale rekenkamers, de consultatieronde van de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording (BBV en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Wanneer de wijzigingen worden bekrachtigd, heeft dit invloed op de percentages en bedragen bij de toleranties die staan in hoofdstukken 1 tot en met 7.
Omdat er nog geen zekerheid is over de uitkomsten van de consultatie, zijn de hoofdstukken 1 tot en met 7 opgesteld op basis van de huidig geldende wetgeving. Worden de wijzigingen, die nu ter consultatie voorliggen, ongewijzigd overgenomen, dan zullen onderstaande percentages gelden voor 2025.
Toleranties voor accountant op basis van voorliggende consultatie stukken (vervanger van tabel in paragraaf 5.1):
Strekking controleverklaring: | |||
Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding/ Afkeurend |
Fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle | ≤ 2% | >2%<4% | ≥ 4% |
De bedragen die bij deze procentuele tolerantiegrenzen horen zullen dan berekend worden als percentage van de lasten exclusief de reservemutaties. Deze berekeningswijze maakt ook deel uit van de lopende wetswijziging.
De tolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van GS wordt dan door de provincie Drenthe vastgesteld op 2%. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording moet wettelijk liggen tussen 0% en 3% van de totale lasten van het controlejaar. Om harmonie in de controle te houden worden de GS grenzen gelijk gesteld aan de accountantsgrenzen. De rapporteringsgrens van 10% wordt afgeleid van deze 2%.
Wanneer de wet wordt aangepast, zodat deze geldt voor het boekjaar 2025, dan zullen de percentages genoemd in de hoofdstukken 1 tot en met 7 worden aangepast naar de nieuw geldende percentages. De nieuwe wettelijke percentages zullen worden gevolgd en de tolerantiegrensbedragen opnieuw berekend over de totale lasten exclusief reservemutaties.
* Zie toelichting hoofdstuk 7